Der Vorteil für die Workshop-Leitung ist, dass sich die Vorbereitung auf ein Mindestmaß an Einladungsmanagement, Vorbereitung der Online Tools sowie grundlegende Moderation beschränkt.

Die Teilnehmenden übernehmen die inhaltliche Erstellung und Bearbeitung der Themen selbst. Dabei soll ganz bewusst eine lockere und informelle Atmosphäre dazu einladen, dass Erfahrungen und Ideen miteinander geteilt werden. Der Lean Coffee sollte dafür als ein geschützter Raum kommuniziert und auch so behandelt werden, denn nur so werden alle dazu eingeladen, frei zu sprechen – was wichtig für die Ergebnisqualität ist und dafür, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Ganz wie bei einem intensiven Ideenaustausch von einem Team in einer kurzen Kaffeepause.

Einsatzbereich des Lean Coffee-Formats

Der Lean Coffee ist ein offenes Format ohne initiale Agenda, bei dem alle ihre Fragestellungen einbringen können.

Diese Personen können aus unterschiedlichen Bereichen kommen, um zusammen in ein übergeordnetes Thema einzutauchen. Beispiel: Die Mitglieder verschiedener queerer Organisationen besprechen gemeinsame Themen für den kommenden Christopher Street Day.

Spannend wird es auch, wenn Personen mit ähnlichem Background und/oder Wissensstand zusammenkommen, um ihr Expertenwissen zu vertiefen. Beispiel: Ein regelmäßiger Stammtisch von Online-Marketing-Expertinnen.

Nicht geeignet ist Lean Coffee dafür, konkrete Fragestellungen intensiv zu bearbeiten. Der Lean Coffee kann dafür als Einstieg in ein Thema genutzt werden. Für die weitere Bearbeitung sollten jedoch andere Formate für die Zusammenarbeit geplant werden. So könnten die queeren Organisationen aus dem vorigen Beispiel sich im Anschluss an den Lean Coffee in separaten Arbeitsgruppen zusammenfinden, um weiterzuarbeiten.

Lean Coffee im Web: Ablauf, Funktionen und Online-Tools

Im Folgenden beschreibe ich einen beispielhaften Ablauf auf Basis der Tools Zoom, Scrumblr.io und Mentimeter. Eine andere Herangehensweise ist natürlich möglich – unter anderem auch in Abhängigkeit von den Tools, die du nutzen möchtest.

1. Die Einladung

Die Workshop-Leitung lädt zum Lean Coffee ein. Eine Agenda oder genauer Themenplan wird nicht vorgegeben. Sehr wohl kann aber ein übergeordnetes Thema oder Motto genannt werden, z.B. „Wir möchten miteinander diskutieren, welche Themen unsere Community bei den Vorbereitungen für unser Sommer-Event angehen möchte.“

Lädst du zu einem Lean Coffee im Web ein, gibst du die Online-Tools für die Session vor. Eine genaue Agenda oder „Pflichtthemen“ sollten kein Teil der Einladung sein.

Je nach Thema und Gruppe können unterschiedliche Einladungsformate nützlich sein, wie z.B. E-mail, Social Media, eine Arbeitsgruppe in Microsoft Teams o.ä.

Für die Lean Coffee Session empfehle ich Zoom.

2. Themen sammeln und priorisieren

Nach Begrüßung in Zoom, evtl. ersten Eisbrecher-Übungen und Vorstellung des Lean-Coffee-Formats, werden die Teilnehmenden auf ein vorbereitetes Board in Scrumlr.io per Chat-Funktion geschickt. 

In Scrumlr erstellst du in nur wenigen Klicks zuvor ein Board sowie die Einladungs-URL. Wähle dafür einfach unter den verschiedenen Optionen bei „Start Simple Demo“ die Funktion „Lean Coffee“ aus.

In Scrumlr können die Teilnehmenden via Eingabefeld „Add Lean Coffee Card“ eine oder mehrere Ideen einreichen. Tipp: Stelle einen Timer, um die Zeit für das Einreichen von Ideen zu beschränken.

Da die Zeit des Lean Coffees begrenzt ist, können nur die wichtigsten eingebrachten Themen besprochen und müssen deshalb durch Abstimmung priorisiert werden. Wechsle dafür im Tool auf die „Phase 2: Voting“. Nun erhalten Teilnehmenden die Möglichkeit, eine oder mehrere Stimmen, auf unterschiedliche Ideen oder kumuliert, zu vergeben. Stellt den Timer und lasst das Abstimmen beginnen!

Nach Ablauf des Timers sehen wir zusammen, welche Themen die meisten Votes erhalten haben. Themen mit geringer Priorität, also wenig Interesse, müssen aus Zeitgründen nach hinten gestellt werden oder verfallen ganz. Die Anzahl der Top-Themen entscheidet sich nach verbleibender Zeit, gewünschtem Output und Gruppengröße. Zum Beispiel: Es verbleiben 30 Minuten Meeting-Zeit bei einer Gruppe von 20 Leuten. In diesem Fall würde ich drei bis vier Top-Themen empfehlen. Die Top-Themen werden dann durch diejenigen Personen vorgestellt, die sie eingereicht haben, indem sie ihre Gedanken dazu formulieren.

Als Nächstes suchen sich die restlichen Teilnehmenden eines der soeben vorgestellten Themen aus, das sie diskutieren möchten. Dafür fügt die Workshop-Leitung die auszuwählenden Varianten in den Zoom-Chat ein. Beispielhaft könnte es lauten:

1 – Ein Name für unser Sommer-Event

2 – Verpflegung für unser Sommer-Event

Die Teilnehmenden werden gebeten, ihre Wahl für die nun folgende Breakout-Session in Chat zu kommunizieren. Dafür können sie z.B. die Zahl vor ihrem Wahl-Thema in den Chat einfügen.

Die Gruppe wird pro Thema auf einen Breakout-Room verteilt und die Sessions können starten.

3. Breakout-Sessions

Im separaten virtuellen Raum erhält die Gruppe eine genaue Zeitvorgabe, in der sie ihr Thema miteinander besprechen kann. Je nach Gruppengröße und Themenschwerpunkt kann das unterschiedlich lang sein. Die Diskussion sollte jedoch nicht unter 10 Minuten stattfinden.

Zu Beginn der Diskussion stellt die Person, die ihr Thema eingebracht hat, dieses in wenigen Sätzen noch einmal kurz vor. Sie hat außerdem als Leitung der Mini-Session die Aufgabe, die besprochenen Ergebnisse festzuhalten.

Das Gespräch ist sonst als offenes Format gedacht – die Beteiligten tauschen sich ohne Vorgaben aus und entwickeln im lockeren Gespräch Ideen und erste Lösungsansätze. Einzig wichtig ist die Zielfokussierung – schweift die Gruppe zu weit vom eigentlichen Thema des Raums ab, sollte die Leitung der Mini-Session eingreifen.

Nach Ablauf der Zeit finden sich die Teilnehmenden im Hauptraum wieder ein.

4. Weitere Bearbeitung eines Themas

Zurück im Hauptraum werden die Ergebnisse durch die Leitung der Mini-Session vorgestellt.

Wurde der Lean Coffee nur für einen kurzen Erfahrungsaustausch geplant, wird damit das Thema ad-acta gelegt. Die Workshop-Leitung kann in dem Fall die Möglichkeit geben, weitere Themen mit nächst höherer Priorisierung zu besprechen.

Wurde der Lean Coffee für die Erarbeitung erster Themen in einem weiterführenden Projekt geplant, kann die Workshop-Leitung nach erfolgter Präsentation der Ergebnisse die Gruppe darüber abstimmen lassen, ob ein Thema weiter diskutiert werden soll. Die Abstimmung kann über die „Handheben“-Funktion in Zoom erfolgen.

Die Gruppe entscheidet, wie sie mit dem Abstimmungsergebnis umgeht, z.B. per Mehrheitsentscheid: Die einfache Mehrheit entscheidet darüber, ob das Thema erneut diskutiert werden soll.

Für die Abstimmung können außerdem weitere Abstimmungs-Tools genutzt werden. Eines davon ist Mentimeter. In diesem Tool können komplexere Umfragen gestartet werden. So sieht die Workshop Leitung nicht nur, ob ein Thema von Interesse ist („Hand gehoben“) oder nicht („Hand nicht gehoben“), sondern kann auch Abstufungen anzeigen, beispielsweise durch den Einsatz einer Skala von 1 – 5.

Sven Tomschin ist Berater und Geschäftsführer bei SÍSÍ – der agentur mit akzent. Vernetze dich mit Sven auf LinkedIn.

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